Libro de cuentas de la comunidad de propietarios: Una de las principales funciones que debe desempeñar el secretario o administrador de una comunidad de vecinos es la de elaborar las actas, certificados y demás documentos relacionados con la misma, además de llevar las cuentas y asegurarse de que las actividad económica funciona correctamente. Para lo cual, es fundamental contar con un Libro de Cuentas de la Comunidad de Propietarios.
El Libro de Cuentas no es obligatorio por ley, pero sí bastante necesario para controlar todo lo relacionado con la economía de la comunidad, ya que es imposible que el presidente o el administrador puedan tenerlo todo en mente. Y no tiene por qué ser un libro físico, sino que puede ser un documento de Excel en un ordenador donde se vaya apuntando todo de la forma más clara posible.
En el Libro de Cuentas deben quedar anotados todos los gastos e ingresos de la comunidad, como las cuotas mensuales, las derramas, el pago de los servicios de mantenimiento, de los empleados, de los suministros energéticos y de los impuestos, entre otros. La cuestión es que debe hacerse con todo detalle, por lo que es una tarea bastante tediosa y, algunas veces, compleja, especialmente cuando no se tienen conocimientos de contabilidad.
Afortunadamente, hoy en día, podemos conocer el estado de las cuentas de la comunidad y verificar el saldo o efectuar cualquier tipo de operación a través de la banca online, lo que ha supuesto una importante mejora de la gestión económica de las comunidades de vecinos con respecto a hace algunos años. No obstante, no hay que olvidar que para llevar un buen control de las cuentas es importante tener actualizado el Libro de Cuentas.
Todos los propietarios de la Comunidad tienen derecho a estar informados de las cuentas. Para ello, se debe convocar una Junta Ordinaria una vez al año para informar sobre las cuentas del año anterior y estimar los gastos que se tendrán para el año en curso. Por eso, los datos deben estar en poder de todos los propietarios al menos ocho días antes.
Por lo general, calcular el presupuesto anual de la Comunidad de Propietarios no suele ser muy complicado, ya que normalmente todos los años se tienen los mismos gastos: servicio de limpieza, calefacción, mantenimiento de ascensores, labores de jardinería, etc. Lo más sencillo es tomar como referencia el año anterior e incluir entre un 5% y un 10% más en el presupuesto para afrontar cualquier imprevisto que pueda surgir. Además, hay que tener en cuenta si es necesario realizar alguna obra de mantenimiento que no se hubiera hecho el año anterior, como por ejemplo pintar la fachada. Una vez que se haya calculado, solamente hay que repartir el total entre el número de vecinos y dividirlo entre 12 cuotas.
Si por cualquier motivo, surge algún problema y las cuentas de la comunidad no poseen suficientes fondos para afrontarlo, lo normal es que tenga que convocarse una Junta General Extraordinaria para aprobar una derrama. En estos casos, se expone el problema y entre todos los propietarios presentes se decidirá cuál es la mejor solución a través de una votación. Los propietarios deben votar si aceptan o no la derrama y, en caso de que sea favorable, el gasto se dividirá entre todos, incluso entre aquellos que votaron negativamente, siempre y cuando el coste de la derrama no supere la cantidad de 12 cuotas ordinarias anuales. Todo ello debe recogerse también en el Libro de Cuentas de la Comunidad.
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